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Office Manager - CDI (H/F)

Descartes Underwriting

Descartes Underwriting

Operations
Paris, France
Posted on Thursday, January 4, 2024

A PROPOS DE NOUS

Créé fin 2018, Descartes Underwriting offre des solutions d’assurance disruptives contre les risques climatiques et les risques émergents.

Descartes exploite les nouvelles technologies (dont l’IA, le machine learning, l’IoT et et la surveillance en temps réel d'images satellites) pour renforcer la résilience de grandes entreprises et d’entités gouvernementales face à la multiplication en fréquence et en intensité des évènements climatiques et risques émergents (ex. attaques cyber).

Descartes compte aujourd’hui plus de 160 collaborateurs répartis à travers le monde : France (siège), Etats-Unis, Singapour, Australie, Royaume-Uni, Espagne, Allemagne, Hong Kong et Japon.

Suite à une forte croissance et à une levée de fonds de Série B de 120M USD en 2022, Descartes fait désormais partie du Next40. L’entreprise est également devenue une compagnie d’assurance grâce à l'octroi de son agrément par l'Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) avec le lancement de sa filiale Descartes Insurance.

VOTRE ROLE ET MISSIONS

Dans le cadre de notre forte croissance, notre recherchons notre Office Manager (H/F) pour notre département RH dont le rôle est d’anticiper, accompagner et préparer les équipes au développement de Descartes Underwriting.

Rattaché(e) au DRH, vous jouerez un rôle central dans la vie de bureau au quotidien en vous assurant que tous les collaborateurs Descartes évoluent dans un cadre de travail agréable.

Véritable bras droit de la Direction et des collaborateurs, vos missions seront les suivantes :

Assistanat :

  • Gérer les agendas du Président, des co-fondateurs et des autres membres de la Direction ;
  • Organiser et gérer le bon déroulé des réunions et rencontres de la Direction avec les interlocuteurs internes et externes (ex. comités stratégiques avec les investisseurs, comités exécutifs, comités d’audit, etc.) ;
  • Organiser et suivre les déplacements professionnels de la Direction.

Gestion des locaux et services généraux :

  • Être le garant du bon fonctionnement et de la gestion des bureaux :
    - Réceptionner et trier la correspondance entrante ;
    - Préparer et envoyer le courrier de la Direction (France et International) ;
    - Vérifier l’approvisionnement des consommables et des fournitures de bureau.
  • Gérer la relation et la communication avec le prestataire de service du bureau et s’assurer du bon fonctionnement des bureaux et des services en place ;
  • Faire l’interface entre l’équipe logistique et l’équipe IT pour veiller à une bonne coordination des travaux et/ou adaptations nécessaires au sein des bureaux ;
  • Organiser d’éventuels déménagements dans de nouveaux bureaux et gérer les aménagements (ex. organisation, décoration, suivi des prestataires, etc.).

Evènementiel :

  • Être garant de l’organisation de l’ensemble des événements internes dont :
    - La réunion d’entreprise mensuelle ;
    - L’afterwork mensuel du bureau de Paris ;
    - Les événements d’équipe lors de temps forts (ex. diner de Noël) ;
    - Les séminaires internes.
  • Aider ponctuellement les équipes marketing à organiser les événements externes (ex. commande de goodies, accueil des invités, envoi des cadeaux de noël, etc.) ;
  • Aider la Chief of Staff avec l’organisation d’éventuels évènements pour les investisseurs.

Management :

  • Gérer et organiser le travail de l’Assistante de Direction

Descartes étant en pleine croissance, vos missions seront amenées à évoluer. De nombreux projets passionnants vous attendent !

VOTRE PROFIL

EXPERIENCE & QUALIFICATIONS

  • Vous avez entre 3 et 7 ans d'expérience en tant qu’Assistant de Direction et/ou Office Manager (H/F) ;
  • Vous justifiez idéalement d’une expérience professionnelle dans un environnement multiculturel ;
  • Une connaissance du secteur des assurances serait un plus.

COMPETENCES

  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais (niveau C1 minimum - communication écrite et verbale) ;
  • Maitrise avancée des logiciels bureautiques et du pack office ;
  • Dynamisme, polyvalence, esprit d’équipe sont des atouts nécessaires pour réussir dans cette fonction ;
  • Avec un grand sens du service et des priorités, vous êtes attentifs à la qualité et vous savez vous adaptez à des publics très variés ;
  • Fortes capacités organisationnelles et rigueur.

ETAT D’ESPRIT

  • Autonome et curieux, vous êtes capable de travailler dans un environnement dynamique et multiculturel ;
  • Excellent joueur d'équipe, vos qualités relationnelles et de communication vous permettent d'être force de proposition et d'interagir avec les parties prenantes internes et externes.

POURQUOI NOUS REJOINDRE ?

  • Descartes est un projet ambitieux et une entreprise en forte croissance avec de belles opportunités professionnelles à saisir ;
  • Descartes soutient activement ses collaborateurs dans leur évolution professionnelle (ex. séminaires annuels, formations personnalisées, etc.) ;
  • Descartes s’efforce à créer un environnement de travail collaboratif et valorise la diversité des profils et la multiculturalité (35 nationalités) ;
  • Descartes propose des programmes de rémunération compétitifs ; le télétravail est ponctuellement autorisé.

COMMENT POSTULER ?

Vous souhaitez travailler dans une ambiance conviviale et apporter vos connaissances et votre dynamisme à un projet ambitieux ?

Nous cherchons avant tout à recruter des personnes motivées par le projet de Descartes et passionnées par leur métier.

N’hésitez pas à postuler même si vous ne répondez pas à tous les critères évoqués dans cette fiche de poste. https://www.descartesunderwriting.com/careers/

Chez Descartes Underwriting, nous luttons contre toute forme de discrimination et promouvons l’égalité des chances. Nous œuvrons pour créer un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les différences. A compétences égales, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.